Как собирать данные с помощью ТСД

Что умеет это устройство и как его использовать с выгодой для вашего бизнеса, расскажем в этой статье.

Для чего нужен ТСД

Вы проводите инвентаризацию склада и вам нужно занести в ведомость сотни наименований товаров и подсчитать фактическое количество каждого.

Без терминала вам придется потратить время на распечатку ведомости, а затем вы будете подходить с ней к каждой единице хранения, вручную определять, к какому товару из списка она относится, записывать результаты проверки. В конце вы отнесете ведомость бухгалтеру, которому еще предстоит перебивать данные из ведомости в электронную учетную систему. Такая ревизия может занять несколько дней, и опасность ошибиться здесь поджидает на каждом шагу: при непосредственном сличении остатков с ведомостью, при ручном заполнении ведомости, при занесении данных в учетную систему.

Другое дело — проводить инвентаризацию с помощью терминала сбора данных. Бухгалтер формирует инвентаризационную ведомость и посылает ее на ваш терминал. Вы наводите сканер на штрихкод, нажимаете кнопку и сразу видите на экране информацию о товаре, которая тут же уходит в электронную учетную систему. Вам остается только проставить количество товара или последовательно просканировать каждую штуку. Товары в упаковках и палетах можно вносить в учетную систему все вместе путем сканирования агрегированных штрихкодов: одно нажатие и все содержимое транспортной тары оказывается в таблице. Ревизия с терминалом более точная и занимает в 7 раз меньше времени, чем обычная.

Вот какую экономию времени можно получить при использовании ТСД. Расчеты основаны на реальных кейсах нашего партнера Сканпорт с использованием терминалов АТОЛ Smart Lite и ПО DataMobile.

Где еще кроме инвентаризации применяется ТСД

В зависимости от установленного ПО и подключенных дополнительных устройств решение на основе терминала сбора данных позволяет:

1. Оформлять универсальные передаточные документы (УПД) или накладные на складе во время приемки, перемещения, формирования заказа, отгрузки; 
2. Вводить в оборот и отслеживать маркируемые товары;
3. Проводить приемку товаров в розничном магазине;
4. Проводить переоценку с помощью терминала и мобильного принтера этикеток;
5. Вести учет алкогольной продукции по ЕГАИС;
6. Сокращать очереди посетителей в торговом зале;
7. Продавать товары на выезде; 
8. Контролировать производственный цикл на заводах и фабриках;
9. Автоматизировать регистрацию посетителей выставок / конференций, проверку входных билетов на концертах / на транспорте.

Склад. ТСД — это главный инструмент автоматизации склада на уровне линейного персонала. Система адресного хранения без таких устройств просто теряет смысл. Если WMS (Wharehouse Management System — система управления складами) распределяет задачи, то терминалы сбора данных доводят их до конкретных сотрудников и позволяют им оперативно выполнить свою работу.

Типичная задача сотрудника склада — подготовить отгрузку и отразить в накладной / УПД фактическое количество отгружаемого товара. С терминалом сбора данных задача решается очень просто: сотрудник, не покидая склада, получает на свое устройство новый заказ с указанием места хранения; самостоятельно или по встроенному GPS-навигатору находит нужный сектор и, сканируя коды, заполняет отгрузочные документы. Если нужно передать фотоотчет о состоянии отгружаемого товара в офис, кладовщик может это сделать с помощью встроенной фотокамеры.

Учет маркированных товаров и работа с ЕГАИС. ТСД позволяет автоматизировать все процессы по товародвижению крепкой алкогольной продукции: от агрегации бутылок в палеты и отгрузки до инвентаризации и приемки. В сочетании с мобильным принтером этикеток ТСД позволяет маркировать продукцию и сообщать в Честный ЗНАК о ее вводе в оборот. Сотрудники розничного магазина могут организовать быструю приемку маркированного товара или алкогольной продукции без перерыва в работе кассового узла.

Приемка лекарств. С 1 июля 2020 года в продаже могут находиться только маркированные лекарства. Аптеки обязаны передавать сведения о движении каждого принятого к реализации препарата в систему «Честный ЗНАК». При продаже на кассе информация в систему поступает через оператора фискальных данных, а вот чтобы принять товар и начать продавать, понадобится устройство для считывания и распознавания DataMatrix-кодов. Терминал сбора данных для этой задачи отлично подходит.

Приемка лекарств — дело ответственное, не терпит спешки, а ТСД позволяет провести ее с любыми по размеру транспортными упаковками, в любом удобном помещении и независимо от наличия свободного сканера штрихкодов, который обычно берут с кассового узла. Можно не опасаться за простой кассы и спокойно заниматься приемкой столько, сколько нужно для исключения бракованной и контрафактной продукции.

Актуализация цен в торговом зале. В сочетании с переносным принтером этикеток терминал дает возможность быстро провести переоценку товаров прямо в торговом зале. Сотрудник сканирует товар и видит на экране реальную его цену, которая указана в товароучетной системе. Если она совпадает с ценником — все в порядке, если нет — сотрудник тут же открывает в ТСД шаблон ценников, изменяет реквизиты и на месте печатает ценник с актуальной информацией.

Сокращение очередей. На базе ТСД можно развернуть решение для сокращения и предупреждения очередей. Scan and Go — это популярная в Европе схема обслуживания покупателей, которую недавно начали использовать российские гипермаркеты. Покупатель при входе в торговый зал берет со стенда один из терминалов со специальным ПО, кладет его на стойку тележки и отправляется за покупками. 

При появлении интересующего товара он подносит устройство к штрихкоду и видит на экране стоимость, информацию о скидках, итоговую сумму, может увеличить количество штук или убрать товар из электронной корзины. Если покупатель готов оплатить собранную корзину, он подходит к обычной кассе или кассе самообслуживания, подносит экран терминала с одним единственным штрихкодом на все свои покупки к монитору POS-системы и расплачивается. Время обслуживания сокращается за счет того, что на кассе не приходится пробивать купленный товар — только подтверждать формирование чека и проводить расчет.

Прием заказов в HoReCa. Официант с блокнотом и ручкой — уходящая натура. Сегодня большинство заказов в сетевых заведениях принимается с помощью мобильных терминалов. Устройства помогают официантам консультировать гостей по ингредиентам и наличию блюд, повышают точность и скорость передачи заказа на кухню. В качестве мобильного терминала выгоднее всего использовать планшетные ТСД с большим сенсорным экраном: так официанту проще считывать информацию о блюдах и выбирать заказанные позиции.

Преимущества ТСД перед сканерами штрихкодов 

Внешне сбор данных с помощью терминала и обычного сканера штрихкодов выглядит одинаково: пользователь наводит устройство на машиночитаемый код, нажимает «сканировать» и получает сведения о товаре. Но ТСД в отличие от сканера не просто считывает код — он самостоятельно соотносит его с товарами в базе и позволяет пользователю тут же, без дополнительных устройств обработать собранную информацию. Сканер штрихкодов — это лишь периферийное устройство для стационарного рабочего места кассира или кладовщика. Он умеет считывать или собирать в свою память коды, но не распознавать и уж тем более не анализировать полученные данные. 

• не привязан к рабочему месту: вы свободны в передвижении по складу или торговому помещению, легко работаете с габаритными грузами; 
• предотвращает ошибочные действия пользователя, например, повторное считывание штрихкодов, контролирует остатки и выполняет другие функции по заданному алгоритму;
• не нужно останавливать работу кассы во время приемки товара;
• имеет максимально защищенный и эргономичный для своих задач корпус; 
• создан специально для бизнеса: в отличие от обычных смартфонов ТСД не зависнет и не сломается в самый неподходящий момент, с помощью настройки прав доступа не даст провести ответственную операцию неподготовленному сотруднику, не вызовет искушение украсть или использовании корпоративное оборудование в личных целях.

Виды сканеров ТСД

Как и отдельные сканеры штрихкодов, сканеры в составе ТСД делятся на одномерные (1D) и двумерные (2D).

Одномерные сканеры умеют работать только с традиционными, линейными штрихкодами. Их технология распознавания основана на применении лазера и фотодиодов либо светодиодов и ПЗВ-матрицы.

Двумерные сканеры ТСД универсальны, умеют работать как с 2D-, так и с обычными, 1D-штрихкодами. Они используют технологию Image: камера со светодиодной подсветкой фотографирует штрихкод и с помощью интеллектуальной обработки декодирует изображение в последовательность знаков.

Лазерный сканер

Преимущества

1. Самый дальнобойный*.
2. Распознает минимально возможные расстояния между линиями штрихкода.
3. Считывает длинные коды: актуально для маркировки в логистике.

Недостатки

1. Не считывает штрихкоды в 2D: для работы с Честным ЗНАКОМ и ЕГАИС не подойдет.
2. Хуже сканирует штрихкоды на отражающих поверхностях, замятых, выцветших или потертых этикетках.
3. В конструкции есть подвижные детали, которые делают устройство более чувствительным к ударам.

Светодиодный сканер

Преимущества

1. Более надежный, чем лазерный: в конструкции нет подвижных частей.
2. Также как и лазерный сканер распознает минимально возможные расстояния между линиями штрихкода.
3. Самый доступный по цене.

Недостатки

1. Не считывает штрихкоды в 2D: для работы с Честным ЗНАКОМ и ЕГАИС не подойдет.
2. Работает на расстоянии не больше 6 см**.
3. Сканирует только штрихкоды высокой контрастности.
4. Не считывает коды длиннее 8–10 см.

    

**Существует усовершенствованная технология светодиодного сканера LRCCD, которая делает устройство более дальнобойным – до 15 см.

Фотосканер

Преимущества

1. Универсальный: сканирует штрихкоды 1D и 2D.
2. Сканирует в три раза быстрее лазерных и светодиодных сканеров. 
3. Распознаёт затертые, замятые, слегка поблекшие штрихкоды.
4. Работает при любом освещении.
5. Не содержит подвижных частей, а потому конструктивно надежнее лазерного сканера.

Недостатки

1. Уступает в дальнобойности лазерному сканеру.
2. Самый дорогой среди сканеров штрихкодов.

Виды ТСД

Терминалы сбора данных делятся по классу: корпоративный и промышленный. 

Устройства корпоративного класса предназначены для более интенсивной эксплуатации в условиях крупных торговых сетей, складов и курьерских служб. Их цена варьируется в диапазоне 25–60 тысяч рублей.

АТОЛ Smart.Lite – пример ТСД корпоративного класса.

Терминалы промышленного класса созданы для автоматизации крупных складов, производств, логистических комплексов, торговых точек с большой проходимостью – для всех сфер, где есть повышенные требования к производительности и защищенности устройства, условиям его эксплуатации.

Чем отличается от предыдущих классов ТСД:

• наиболее защищенный корпус, рассчитанный на работу в холод и жару, во влажном и сухом пыльном помещении, при кратковременном погружении в воду, ударах и падениях о бетонный пол с высоты до 1,8 метров;
• более дорогой и надежный сканер для безотказного считывания кодов в любых неблагоприятных условиях;
• более мощный аккумулятор, работающий целую смену без подзарядки;
• выше производительность за счет большего количества ядер процессора, тактовой частоты и объема оперативной памяти.

АТОЛ Smart.Pro – пример ТСД промышленного класса.

Степень защиты корпуса

Если для вас основной критерий – прочность устройства и его способность стабильно работать при неблагоприятных условиях, обратите внимание на класс защиты устройства – его IP.

Различия в конфигурации и комплектации 

Каждая модель ТСД может иметь разную конфигурацию и комплектацию. Например, вы не работаете с маркированными товарами и алкогольной продукцией, значит можете сэкономить на сканере — выбрать надежный промышленный ТСД, но в конфигурации с недорогим лазерным или светодиодным сканером. Или вы собираетесь использовать ТСД в местах, где нет сети — тогда есть смысл заказать ТСД с модулем 4G.

Встроенные и периферийные устройства, которые можно опционально включить в ТСД на стадии заказа: 

• RFID-сканер для считывания радиометок; 
• модуль 4G для подключения к мобильному интернету при отсутствии Wi-Fi; 
• камера для фотофиксации товаров и мест их хранения, а также для передачи данных о поврежденной упаковке;
• мобильный принтер этикеток для печати ценников и средств идентификации на месте; 
• GPS-модуль для определения местоположения на большом складе; 
• NFC-модуль для идентификации пользователей с помощью ключ-карты или считывания меток по месту выполнения работы.

Аксессуары к терминалу:

• пистолетная рукоятка для удобной работы в интенсивном режиме; 
• кредл — коммуникативно-зарядное устройство для бережной подзарядки и проводной передачи данных на главный компьютер из стационарной складской точки; 
• дополнительный аккумулятор для бесперебойной работы (технология «горячей замены» позволяет менять аккумулятор без отключения терминала); 
• бампер для дополнительной защиты корпуса ТСД; ремешок для надежного крепления ТСД к руке; 
• четырехслотовая зарядка для АКБ. 

Как подобрать софт для ТСД

Чтобы выбрать подходящее программное обеспечение для терминала: 

1. Определите, какие задачи будете выполнять с помощью ТСД.

Для учета перемещений товара на складе подойдут программы типа Data Mobile или Mobile SMARTS. Для работы с маркировкой и ЕГАИС потребуются дополнительные модули. Для работы в HoReCa — специальный софт для общепита. Для обслуживания покупателей по системе Scan and Go скорее всего понадобится заказывать эксклюзивное ПО под конкретный проект — готовых решений в этой области пока мало.

2. Отсейте программы, которые не совместимы с предустановленной операционной системой.

Большинство терминалов работают на Android. Но еще пару лет назад его главным конкурентом был Windows. Хотя Microsoft и прекратила развивать мобильные версии ОС, на рынке еще остались модели ТСД, работающие на этой операционной системе. Также встречаются бюджетные модели на DOS

3. Убедитесь, что выбранное ПО для терминала сбора данных совместимо с внешними программами — вашей товароучетной системой или системой управления складом.